Polityka prywatności

Za przetwarzanie danych na tej stronie odpowiada:

Xellux Właściciel: Can Yigit Bgm.-Reuter-Str. 10 28327 Brema Niemcy E-mail: info@xellux.com

2.1 Podczas wizyty na stronie

Gdy wchodzisz na naszą stronę, przeglądarka twojego urządzenia automatycznie wysyła informacje na nasz serwer. Informacje te są tymczasowo zapisywane w pliku dziennika:

• adres IP żądającego urządzenia • data i godzina dostępu • nazwa i URL pobranego pliku • adres URL odsyłający (referrer) • używana przeglądarka i system operacyjny

2.2 Przy korzystaniu z formularza kontaktowego

Jeśli kontaktujesz się z nami przez formularz, potrzebujemy ważnego adresu e-mail, abyśmy mogli przypisać i odpowiedzieć na twoje zapytanie. Pozostałe dane są dobrowolne.

Twoje dane osobowe nie są przekazywane osobom trzecim, z wyjątkiem następujących przypadków:

• Wyraziłeś/wyraziłaś wyraźną zgodę • Przekazanie jest niezbędne do dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych • Przekazanie jest wymagane przepisami prawa • Jest to niezbędne do realizacji stosunków umownych

Do prowadzenia strony internetowej i produktów korzystamy z następujących usługodawców jako podmiotów przetwarzających (art. 28 RODO):

• Hetzner Online GmbH, Niemcy: hosting aplikacji i baz danych na serwerach w Niemczech • Cloudflare, Inc., USA: usługa sieciowa i zabezpieczająca (proxy/CDN) przed naszą stroną internetową; przy tym przetwarzane są dane połączenia, takie jak adres IP • Stripe: obsługa płatności; dane karty podajesz bezpośrednio w Stripe, nie są one zapisywane na naszych serwerach • Resend, USA: wysyłka wiadomości systemowych Xellux ID, np. w celu potwierdzenia adresu e-mail, oraz newslettera „Xellux Neuigkeiten” • Google Ireland Limited, Irlandia: skrzynka e-mail i kalendarz (Google Workspace), np. do terminów, które umawiasz przez czat lub stronę rezerwacji • Anthropic, PBC, USA: model językowy dla asystenta czatu na naszej stronie (punkt 7); podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne (art. 46 ust. 2 lit. c RODO)

O ile dane są przy tym przekazywane do USA, odbywa się to na podstawie decyzji o odpowiednim poziomie ochrony dotyczącej EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO), w ramach którego ci dostawcy są certyfikowani, dodatkowo na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). W przypadku Anthropic obowiązują wyłącznie standardowe klauzule umowne.

Używamy plików cookie na naszej stronie. Są to małe pliki, które twoja przeglądarka automatycznie tworzy i zapisuje na twoim urządzeniu, gdy odwiedzasz naszą stronę. Większość stosowanych przez nas plików cookie to pliki sesyjne, które są automatycznie usuwane po twojej wizycie. Inne pliki cookie pozostają na twoim urządzeniu, dopóki ich nie usuniesz, w szczególności technicznie niezbędne pliki cookie do logowania i zarządzania sesją (np. token sesji Xellux ID). Podstawą prawną dla technicznie niezbędnych plików cookie jest § 25 ust. 2 nr 2 TDDDG w związku z art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

Korzystamy z oprogramowania do analizy stron internetowych Umami, które sami hostujemy na własnej infrastrukturze pod subdomeną unami.xellux.com. Umami działa bez plików cookie i bez śledzenia między urządzeniami, zbierając wyłącznie zagregowane statystyki użytkowania (np. odwiedzane strony, strony odsyłające, typ przeglądarki i urządzenia, kraj). Żadne dane nie są przekazywane osobom trzecim, a pełne adresy IP nie są trwale przechowywane; identyfikacja poszczególnych odwiedzających nie jest możliwa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz uzasadniony interes polega na przyjaznej dla prywatności, ograniczonej analizie korzystania z naszej strony w celu ulepszania naszej oferty. Ponieważ nie tworzymy profili osobowych ani nie używamy plików cookie, zgoda zgodnie z § 25 TDDDG nie jest wymagana.

W zakresie, w jakim nasze produkty zawierają funkcje sztucznej inteligencji, przetwarzają one dane osobowe wyłącznie w stopniu niezbędnym do świadczenia danej funkcji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub gdy istnieje uzasadniony interes w zapewnieniu i ulepszaniu tej funkcji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Funkcje AI są odpowiednio oznaczone (por. art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689).

Nie wykorzystujemy danych osobowych naszych użytkowników do trenowania własnych modeli AI. Jeśli jako podmioty przetwarzające korzystamy z zewnętrznych dostawców AI, odbywa się to na podstawie umów zgodnych z art. 28 RODO; stosowani dostawcy są w sposób przejrzysty wskazani w danym produkcie.

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na ciebie wpływały (art. 22 RODO).

Na naszej stronie oferujemy asystenta czatu (Xellux Chatbot). Odpowiada on na pytania za pomocą systemu AI, korzystając z treści, które do tego udostępniliśmy, i na życzenie przekazuje sprawy naszemu zespołowi. Przy wczytywaniu strony pobierany jest tylko niewielki skrypt z xellux.com, który wyświetla przycisk czatu; z przyczyn technicznych nasz serwer przetwarza przy tym twój adres IP. Rozmowa, jej ustawienia i teksty wczytują się dopiero po otwarciu czatu.

Przetwarzane są: twoje wiadomości w czacie, adres strony bez parametrów, język, losowe identyfikatory odwiedzającego i rozmowy, a także dane, które sam podajesz w formularzach lub kartach, np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu lub propozycja terminu. Adres IP zapisujemy wyłącznie jako codziennie zmieniający się hash, w celu ochrony przed nadużyciami. Dopiero gdy rozpocznie się rozmowa, czat zapisuje te identyfikatory w pamięci sesji twojej przeglądarki, aby rozmowa była zachowana po ponownym załadowaniu strony; znikają one po zamknięciu karty (§ 25 ust. 2 nr 2 TDDDG). Czat nie korzysta z plików cookie ani śledzenia.

Celem jest udzielenie odpowiedzi na twoje zapytania oraz, jeśli sobie tego życzysz, przekazanie ich naszemu zespołowi, rezerwacja terminu lub oddzwonienie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, o ile twoje zapytanie dotyczy umowy lub jej zawarcia, w pozostałych przypadkach nasz uzasadniony interes w szybkim udzielaniu odpowiedzi na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Wiadomości zawierające rozpoznawalne dane szczególnie chronione, np. dotyczące zdrowia, nie są przekazywane do systemu AI ani zapisywane. Prosimy nie wpisuj takich danych w czacie.

Odpowiedzi generuje model językowy firmy Anthropic, PBC (USA), którą zatrudniamy jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). W tym celu twoja wiadomość, wcześniejsze wiadomości z tej samej rozmowy oraz odpowiednie udostępnione treści trafiają do Anthropic. Zgodnie z warunkami komercyjnymi Anthropic dane te nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Podstawą przekazania danych do USA są standardowe klauzule umowne Komisji UE (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) zawarte w umowie powierzenia przetwarzania z Anthropic.

Rozmowy usuwamy 90 dni po ostatniej wiadomości, wraz z danymi z formularzy i przesłanymi plikami. Dane kontaktowe z czatu usuwamy, jeśli nie były używane przez 90 dni. Jeśli czat przekaże twoją sprawę naszemu zespołowi, powstaje zgłoszenie w naszym dziale obsługi klienta; jeśli zarezerwujesz termin, trafia on do naszego kalendarza. Oba te elementy usuwamy, gdy sprawa zostanie zakończona i nie stoi temu na przeszkodzie żaden ustawowy obowiązek przechowywania danych. Twoje prawa z sekcji 10 obowiązują również tutaj.

7.1 Linki polecające i strona zaproszenia

Gdy otworzysz link polecający (na przykład xellux.com/app/r/… lub link z „?ref=”), zapisujemy kod polecenia na 90 dni we własnym pliku cookie (xlx_ref), aby korzyść z polecenia przysługiwała ci przy późniejszym zakupie. Cookie zawiera tylko kod. Odsłony linku liczymy raz na kod, dzień i odwiedzającego; nie zapisujemy przy tym twojego adresu IP ani identyfikatora przeglądarki w czystym tekście, tylko nieodwracalny hash z nich. Podstawą prawną dla cookie jest § 25 ust. 2 nr 2 TDDDG, dla liczenia art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w prawidłowym przypisaniu i ochronie przed nadużyciami).

Na stronie zaproszenia pojawiają się tylko dane, które osoba polecająca sama udostępniła (na przykład imię, firma, zdjęcie). Ta zgoda to jej zgoda w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a RODO i można ją w każdej chwili cofnąć w ustawieniach; jej adres e-mail nigdy nie jest tam pokazywany.

7.2 Zakup przez polecenie

Jeśli zakładasz konto lub subscription przez polecenie, przekazujemy dostawcy płatności Stripe kod polecenia oraz hashe adresu IP i urządzenia, aby przypisać korzyść i zapobiec nadużyciom. Osoba polecająca dowiaduje się jedynie, że przez jej link powstała firma, i widzi liczby takie jak „polecono” i „płacący”, nigdy twoje imię ani dane kontaktowe. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przyznanie korzyści i uznania) oraz lit. f (ochrona przed nadużyciami).

7.3 Program partnerski

W ramach udziału w programie partnerskim przetwarzamy dane z wniosku: firmę, imię i nazwisko, adres, kraj, numer identyfikacji VAT lub numer podatkowy, informacje o zwolnieniu podmiotowym oraz dane bankowe. IBAN przechowujemy w formie zaszyfrowanej. Partnerzy nie widzą danych klientów, tylko liczby i kwoty bez nazwisk. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), a dla dokumentów istotnych podatkowo, takich jak noty uznaniowe, art. 6 ust. 1 lit. c RODO w powiązaniu z § 147 AO; przechowujemy je przez dziesięć lat.

8.1 E-maile serwisowe

Dla twojego konta wysyłamy ci e-maile związane z umową: potwierdzenie twojego adresu, powitalny e-mail, informacje o logowaniu i bezpieczeństwie, faktury i informacje o twoim abonamencie oraz powiadomienia, które powstają w samym Xellux (na przykład gdy ktoś wspomni cię w komentarzu lub cię zaprosi). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Te e-maile nie zawierają reklam i dlatego nie można ich wypisać; powiadomieniami zarządzasz w ustawieniach.

W wzmiankach i zaproszeniach pokazujemy zdjęcie profilowe osoby, która wykonała daną czynność, tak jak jest ono widoczne w workspace. W e-mailach do odbiorców spoza workspace (na przykład oferta do podpisania) widoczny jest tylko znak firmy wystawiającej. Obraz jest ładowany spod adresu, który jest taki sam dla wszystkich odbiorców; na tej podstawie nie rozpoznajemy, kto otworzył dany e-mail.

8.2 Newsletter „Xellux Neuigkeiten”

Nowości, wskazówki i oferty dotyczące Xellux wysyłamy ci wyłącznie wtedy, gdy wyraźnie sobie tego zażyczysz: poprzez dobrowolne, niezaznaczone domyślnie pole przy rejestracji lub poprzez przełącznik „E-maile marketingowe” w ustawieniach. Następnie otrzymujesz e-mail potwierdzający, bez reklam; dopiero po kliknięciu zawartego w nim linku jesteś zapisany (double opt-in). Podstawą prawną jest twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, § 7 ust. 2 niemieckiej ustawy UWG).

Jako dowód twojej zgody przechowujemy twój adres e-mail, treść zgody wraz z wartością kontrolną, skąd pochodziło zgłoszenie (rejestracja lub ustawienia), moment zgłoszenia i potwierdzenia, a w przypadku zgłoszenia przez formularz również nieodwracalny hash twojego adresu IP (art. 7 ust. 1 oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Nie mierzymy ani tego, czy otwierasz newsletter, ani w co klikasz.

Newsletter możesz wypisać w każdej chwili: klikając link rezygnacji w każdym wydaniu, poprzez przełącznik w ustawieniach lub mailem na info@xellux.com. Rezygnacja działa natychmiast. Wpis przechowujemy potem jako dowód i blokadę, aby przypadkowo nie napisać do ciebie ponownie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); na życzenie go usuniemy. Newsletter wysyłany jest przez Resend (patrz sekcja 3).

Masz prawo:

• żądać dostępu do przetwarzanych o tobie danych (art. 15 RODO) • żądać sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO) • żądać usunięcia twoich danych (art. 17 RODO) • żądać ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) • otrzymać swoje dane w formacie nadającym się do przeniesienia (art. 20 RODO) • sprzeciwić się przetwarzaniu (art. 21 RODO) • wnieść skargę do organu nadzorczego (art. 77 RODO)

Przy odwiedzinach strony przesyłamy dane szyfrowane za pomocą TLS (Transport Layer Security) na najwyższym poziomie szyfrowania obsługiwanym przez twoją przeglądarkę. Szyfrowane połączenie rozpoznasz po symbolu kłódki na pasku adresu przeglądarki.

Ta polityka prywatności jest aktualna na październik 2026. Rozwój naszej strony lub zmienione wymogi prawne bądź urzędowe mogą sprawić, że trzeba będzie ją zaktualizować.