Tworzenie e-faktury: XRechnung i ZUGFeRD.
Xellux Finance · Faktura RE-108
Przykładowe daneCafé Lindgrün · Jana Lindgren
2951,20 €
RE-108
Gotowa jako e-faktura
- Adres kupującego i sprzedawcy
- Numer VAT UE (USt-IdNr.) i kategoria podatkowa
- IBAN z poprawną cyfrą kontrolną
- Referencja kupującego lub Leitweg-ID
- Sumy według stawki podatku, zaokrąglone
Czym jest e-faktura?
E-faktura to faktura w ustrukturyzowanym formacie danych, zgodnym z europejską normą EN 16931, którą oprogramowanie odczyta bez przepisywania. Sam PDF nie jest e-fakturą, nawet gdy przychodzi mailem: to obraz faktury, a nie dane.
W Niemczech używane są dwa formaty. XRechnung to czysty XML i standard dla faktur do urzędów, zwykle z Leitweg-ID. ZUGFeRD to PDF, w którym te same dane są osadzone jako XML: człowiek czyta PDF, programy czytają dane. Xellux tworzy oba z tej samej faktury.
Co obowiązek e-faktur oznacza dla ciebie.
Od 1 stycznia 2025 każda firma w Niemczech musi móc odbierać e-faktury od innych firm. Dotyczy to także małych przedsiębiorców.
Przy wystawianiu obowiązują okresy przejściowe: do końca 2026 nadal dozwolony jest papier i inne formaty elektroniczne. Do końca 2027 dotyczy to firm, których obrót w poprzednim roku wyniósł najwyżej 800 000 €. Od 1 stycznia 2028 wszystkie firmy wystawiają faktury innym firmom w kraju jako e-faktury.
Z obowiązku wystawiania są wyłączeni mali przedsiębiorcy wg § 19 UStG oraz faktury o niskiej wartości do 250 €. Faktury dla osób prywatnych nie podlegają obowiązkowi.
Stan na październik 2026. To przegląd, nie doradztwo podatkowe; w swojej sprawie zapytaj doradcę podatkowego.
XRechnung czy ZUGFeRD?
| XRechnung | ZUGFeRD (Factur-X) | |
|---|---|---|
| Czym jest | Czysty XML, jako UBL lub CII | PDF/A-3 z osadzonym XML |
| Dla kogo | Urzędy i zamawiający publiczni | Firmy, które chcą też czytelnego PDF-a |
| Czytelny dla ludzi | Tylko z przeglądarką PDF | Tak, jak zwykły PDF |
| W Xellux | Przycisk „E-Rechnung (XRechnung)” | Przycisk „ZUGFeRD (PDF)”, profil EN 16931 |
E-faktura w czterech krokach.
1. Zapisz dane do faktur raz
Adres, NIP UE (USt-IdNr.), IBAN z cyfrą kontrolną, BIC i numer z rejestru handlowego zapisujesz raz w danych do faktur. U klienta dochodzi referencja kupującego, a w urzędach identyfikator Leitweg-ID.
2. Wystaw fakturę
Z zaakceptowanej oferty pierwsza faktura powstaje automatycznie albo tworzysz ją u klienta od nowa. Odwrotne obciążenie (Reverse Charge) dla krajów UE oraz faktury do krajów trzecich dostają właściwą kategorię podatkową.
3. Pobierz jako e-fakturę
Jedno kliknięcie tworzy XRechnung lub ZUGFeRD. Gdy brakuje obowiązkowej informacji, Xellux podaje, której, i przenosi cię od razu do pola u klienta lub w danych do faktur.
4. Płatności i monity
Klient płaci przez link do płatności. Jeśli płatność nie wpływa, monity przygotowują projekty przypomnień i wezwań, które ty zatwierdzasz.
Co jeszcze potrafi Finance.
Odbieranie e-faktur
Przychodzące XRechnung (UBL lub CII) i pliki ZUGFeRD-PDF do 10 MB wgrywasz w zakładce „Eingang”. Xellux je odczytuje, sprawdza sumy i podaje każde ustalenie wraz z numerem reguły normy.
Monity według BGB
Trzy etapy: przypomnienie o płatności, 1. i 2. monit. Projekty są sprawdzone pod kątem §§ 286 i 288 BGB, z odsetkami za zwłokę i ryczałtem 40 € wobec firm. Od pierwszego monitu zatwierdza człowiek.
Podpisywanie ofert online
Klient podpisuje ofertę przez link w przeglądarce, także na telefonie, bez konta. Opcjonalnie z potwierdzeniem jednorazowym kodem TAN; protokół dokładnie pokazuje, jaki poziom został osiągnięty.
Drobny przedsiębiorca wg § 19
Przełącznik zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców od wybranej daty, twój obrót względem limitu oraz lista pozycji, które Stripe nadal naliczyłby z podatkiem.
Zapytaj o swoje pieniądze
Na pytania w rodzaju „Kto płaci najpóźniej?” Finance odpowiada chipami z dokumentów, na podstawie twoich prawdziwych faktur i płatności.
Oczekiwane wpływy
Otwarte faktury i pipeline z CRM dają oczekiwane wpływy płatności na najbliższe 13 tygodni, ważone według zachowania płatniczego każdego klienta.
Ile kosztują dziś programy do faktur.
| Tool | Plan | Cena miesięcznie |
|---|---|---|
| Lexware OfficeL | L | 21,90 € |
| sevDeskBuchhaltung | Buchhaltung | 25,90 € |
| DocusignStandard | Standard | 39,00 € |
| Faktury i podpisy, jedna osoba | 60,90 € | |
| Xellux SoloE-faktury, oferty z podpisem, monity, plus CRM i Meet | 39 € | |
Ceny katalogowe wg dostawcy na 14 paź 2026, płatność miesięczna, bez VAT. Przy każdym narzędziu abonament, który dostawca oznacza jako popularny lub polecany. Łącznie Lexware Office wypada korzystniej z dwóch programów do faktur.
Zakres funkcji nie jest taki sam: Lexware Office i sevDesk to programy księgowe, Xellux nim nie jest. Marki należą do ich właścicieli.
Czego Xellux Finance nie robi.
- Nie prowadzi księgowości ani nie udziela porad podatkowych: Finance tworzy i śledzi faktury, ale nie księguje za ciebie.
- Eksport do DATEV i archiwum GoBD są jeszcze niedostępne. Oba są gotowe, ale jeszcze nie zatwierdzone.
- Nie ma jeszcze własnego adresu e-mail dla przychodzących e-faktur; przesyłasz je sam.
- Finance działa na twoim własnym koncie Stripe. Faktury, linki płatnicze i płatności przechodzą przez nie; bez kluczy Stripe Finance pokazuje tylko konfigurację.
- Podpis online to prosty lub zaawansowany podpis elektroniczny, nie kwalifikowany. Tam, gdzie prawo wymaga formy pisemnej, nie wystarczy.
E-faktura jest dostępna od abonamentu Solo.
Finance z e-fakturami, ofertami i windykacją jest w abonamencie Solo za 39 € miesięcznie netto, z CRM i Meet. W abonamencie Team za 129 € pracuje z nim pięć osób.
Pytania o e-fakturę.
Xellux
Ty: Czy PDF to e-faktura?
Xellux: Nie. Zwykły PDF to obraz faktury. E-faktura zawiera dane ustrukturyzowane według EN 16931, jako XRechnung (XML) albo jako ZUGFeRD, czyli PDF z osadzonym XML.
Ty: Czy muszę umieć odbierać e-faktury?
Xellux: Tak, od 1 stycznia 2025 każda firma w Niemczech musi umieć odbierać e-faktury od innych firm, także małe przedsiębiorstwa. W Xellux wgrywasz je w zakładce „Przychodzące” i widzisz wynik weryfikacji.
Ty: Czy obowiązek wystawiania dotyczy też małych przedsiębiorców?
Xellux: Nie. Mali przedsiębiorcy według § 19 UStG są zwolnieni z wystawiania, ale odbierać muszą mimo to. To przegląd, nie porada podatkowa.
Ty: Czym jest Leitweg-ID?
Xellux: Leitweg-ID to adres urzędu dla e-faktur. W Xellux wpisujesz go u klienta jako odniesienie nabywcy; trafia wtedy do każdej XRechnung wystawionej temu klientowi.
Ty: Jak pewne jest, że plik jest poprawny?
Xellux: Wyniki Xellux przeszły przez walidator Mustang 2.26.0, który sprawdza reguły EN 16931 i XRechnung 3.0: transakcje krajowe, odwrotne obciążenie, kraje trzecie i płatność kartą, wszystkie poprawne. Gdy brakuje obowiązkowej informacji, Xellux nie tworzy pliku, tylko mówi, czego brakuje.
Ty: Ile to kosztuje?
Xellux: E-faktura jest w Finance w abonamencie Solo za 39 € miesięcznie netto, razem z CRM i Meet. Do faktur i płatności potrzebujesz własnego konta Stripe.