e-factuur maken: XRechnung en ZUGFeRD.
Xellux Finance · Factuur RE-108
VoorbeeldgegevensCafé Lindgrün · Jana Lindgren
€ 2.951,20
RE-108
Klaar als e-factuur
- Adres van koper en verkoper
- btw-identificatienummer en belastingcategorie
- IBAN met geldige controlecijfers
- Referentie van koper of Leitweg-ID
- Totalen per btw-tarief afgerond
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd dataformaat volgens de Europese norm EN 16931, die software zonder overtypen kan lezen. Een pdf alleen is geen e-factuur, ook niet als die per mail komt: het is een beeld van de factuur, geen gegevens.
In Duitsland zijn twee formaten gebruikelijk. De XRechnung is zuivere XML en de standaard voor facturen aan overheden, daar meestal met een Leitweg-ID. ZUGFeRD is een pdf waarin dezelfde gegevens als XML zijn ingebed: mensen lezen de pdf, programma's de gegevens. Xellux maakt beide uit dezelfde factuur.
Wat de e-factuurplicht voor jou betekent.
Sinds 1 januari 2025 moet elk bedrijf in Duitsland e-facturen van andere bedrijven kunnen ontvangen. Dat geldt ook voor kleine ondernemers.
Bij het uitgeven gelden overgangstermijnen: tot eind 2026 zijn papier en andere elektronische formaten nog toegestaan. Tot eind 2027 geldt dat nog voor bedrijven waarvan de omzet van het vorige jaar maximaal 800.000 € bedroeg. Vanaf 1 januari 2028 geven alle bedrijven facturen aan andere bedrijven in Duitsland uit als e-factuur.
Vrijgesteld van het uitgeven zijn kleine ondernemers volgens § 19 UStG en kleinbedragfacturen tot 250 €. Facturen aan particulieren vallen niet onder de plicht.
Stand oktober 2026. Dit is een overzicht, geen belastingadvies; voor jouw situatie vraag je je belastingadviseur.
XRechnung of ZUGFeRD?
| XRechnung | ZUGFeRD (Factur-X) | |
|---|---|---|
| Wat het is | Zuivere XML, als UBL of CII | PDF/A-3 met ingesloten XML |
| Voor wie | Overheden en publieke aanbesteders | Bedrijven die ook een leesbare pdf willen |
| Leesbaar voor mensen | Alleen met een viewer | Ja, net als een gewone pdf |
| In Xellux | Knop “E-factuur (XRechnung)” | Knop “ZUGFeRD (PDF)”, profiel EN 16931 |
In vier stappen naar de e-factuur.
1. Factuurgegevens één keer invullen
Adres, btw-id, IBAN met controlegetal, BIC en handelsregister staan één keer in je factuurgegevens. Bij de klant komt de klantreferentie erbij, bij overheden het Leitweg-ID.
2. Factuur schrijven
Uit een geaccepteerde offerte ontstaat de eerste factuur vanzelf, of je maakt haar bij de klant opnieuw aan. Reverse charge naar het buitenland in de EU en facturen naar derde landen krijgen de juiste belastingcategorie.
3. Als e-factuur downloaden
Eén klik maakt XRechnung of ZUGFeRD. Ontbreekt een verplichte gegeven, dan zegt Xellux welke, en springt direct naar het veld bij de klant of in je factuurgegevens.
4. Betaling en herinneringen
Je klant betaalt via een betaallink. Blijft de betaling uit, dan maakt de aanmaningsfunctie concepten voor herinneringen en aanmaningen, die jij goedkeurt.
Wat Finance verder kan.
E-facturen ontvangen
Inkomende XRechnungen (UBL of CII) en ZUGFeRD-pdf's tot 10 MB upload je op het tabblad “Ingang”. Xellux leest ze, controleert de totalen en noemt elke bevinding met het regelnummer van de norm.
Aanmaningen volgens BGB
Drie niveaus: betalingsherinnering, 1e en 2e aanmaning. De concepten zijn gecontroleerd volgens §§ 286 en 288 BGB, met vertragingsrente en de forfaitaire vergoeding van 40 € tegenover bedrijven. Vanaf de eerste aanmaning bevestigt een mens.
Offertes online laten ondertekenen
Je klant ondertekent de offerte via een link in de browser, ook op de telefoon, zonder account. Optioneel met bevestiging via eenmalige TAN; het protocol laat precies zien welk niveau bereikt is.
Kleinondernemer volgens § 19
Een schakelaar voor de kleinondernemersregeling vanaf een ingangsdatum, je omzet tegen de grens en een lijst van wat Stripe nog btw zou berekenen.
Vraag je geld
Vragen als “Wie betaalt het laatst?” beantwoordt Finance met de bewijzen als chips, uit je echte facturen en betalingen.
Verwachte inkomsten
Openstaande facturen en de pipeline uit het CRM leveren de verwachte betalingen van de komende 13 weken, gewogen naar het betaalgedrag van elke klant.
Wat factuurprogramma's nu kosten.
| Tool | Plan | Prijs per maand |
|---|---|---|
| Lexware OfficeL | L | € 21,90 |
| sevDeskBuchhaltung | Buchhaltung | € 25,90 |
| DocusignStandard | Standard | € 39,00 |
| Facturen en ondertekening, één persoon | € 60,90 | |
| Xellux SoloE-facturen, offertes met handtekening, aanmaningen, plus CRM en Meet | € 39 | |
Lijstprijzen volgens de aanbieder op 14 okt 2026, maandelijkse betaling, zonder btw. Per tool het abonnement dat de aanbieder als populair of aanbevolen markeert. In totaal is Lexware Office de goedkopere van de twee factuurprogramma's.
Functionaliteit niet identiek: Lexware Office en sevDesk zijn boekhoudprogramma's, Xellux is dat niet. Merken behoren toe aan hun eigenaren.
Wat Xellux Finance niet is.
- Geen boekhouding en geen belastingadvies: Finance schrijft en volgt facturen, het boekt niet voor jou.
- Nog geen DATEV-export en geen GoBD-archief. Beide zijn gebouwd, maar nog niet vrijgegeven.
- Nog geen eigen e-mailadres voor inkomende e-facturen; jij uploadt ze.
- Finance werkt met jouw eigen Stripe-account. Facturen, betaallinks en betalingen lopen daar, zonder Stripe-sleutels toont Finance alleen de installatie.
- De online handtekening is een eenvoudige of geavanceerde elektronische handtekening, geen gekwalificeerde. Waar de wet de schriftelijke vorm vereist, is ze niet voldoende.
E-factureren is vanaf Solo inbegrepen.
Finance met e-facturen, offertes en herinneringsbeheer hoort bij Solo voor € 39 per maand netto, met CRM en Meet. In het Team-abonnement voor € 129 werken vijf personen ermee.
Vragen over e-facturen.
Xellux
Jij: Is een pdf een e-factuur?
Xellux: Nee. Een gewone pdf is een afbeelding van de factuur. Een e-factuur bevat de gegevens gestructureerd volgens EN 16931, als XRechnung (XML) of als ZUGFeRD, een pdf met ingebedde XML.
Jij: Moet ik e-facturen kunnen ontvangen?
Xellux: Ja, sinds 1 januari 2025 moet elk bedrijf in Duitsland e-facturen van andere bedrijven kunnen ontvangen, ook kleine ondernemers. In Xellux upload je ze in het tabblad “Ingang” en zie je de controle.
Jij: Geldt de verplichting om e-facturen uit te geven ook voor kleine ondernemers?
Xellux: Nee. Kleine ondernemers volgens § 19 UStG zijn vrijgesteld van het uitgeven, maar moeten wel kunnen ontvangen. Dit is een overzicht, geen belastingadvies.
Jij: Wat is een Leitweg-ID?
Xellux: De Leitweg-ID is het adres van een overheidsinstantie voor e-facturen. In Xellux vul je die bij de klant in als kopersreferentie, daarna komt ze in elke XRechnung naar die klant.
Jij: Hoe zeker is het dat het bestand geldig is?
Xellux: De uitvoer van Xellux is gecontroleerd met de Mustang-validator 2.26.0, die de regels van EN 16931 en XRechnung 3.0 controleert: binnenland, reverse charge, derde land en kaartbetaling, allemaal geldig. Ontbreekt een verplichte gegeven, dan maakt Xellux geen bestand, maar zegt wat er ontbreekt.
Jij: Wat kost het?
Xellux: E-factureren hoort bij Finance in het Solo-abonnement voor € 39 per maand netto, samen met CRM en Meet. Daarvoor heb je een eigen Stripe-account nodig voor facturen en betalingen.