Bureausoftware als abonnement: één systeem voor je hele team.
Klantdossier
VoorbeeldgegevensCafé Lindgrün
- FinanceRE-108 als e-factuur verstuurdLena16:20
- FlowWelkomstmail en kickoff-afspraak voorbereidFlow15:06
- TeamProject “Nieuwe shop” aangemaakt, bestanden opgeslagenAnna15:05
- FinanceOfferte AN-041 online ondertekendMira14:40
- MeetEerste gesprek, 3 taken voorgesteldTom10:30
- CRMAntwoord van Jana: “Prima, stuur me de offerte.”Mira09:12
Wat is Xellux voor bureaus?
Xellux is bureausoftware als abonnement: CRM, offertes met online handtekening, e-factuur, videogesprekken, projecten en automatiseringen in één systeem, gebouwd voor bureaus, studio's en kleine teams. Elke klant heeft een dossier waarin iedereen ziet wat er is gebeurd, ongeacht in welke app het ontstond.
In plaats van elf aanbieders met elf facturen en logins betaalt je bureau één abonnement. Het Team-abonnement heeft vijf personen inbegrepen, elke extra persoon voeg je direct bij het uitnodigen toe. De AI draait met jullie eigen sleutel zonder toeslag, en alles wat zij schrijft wacht op goedkeuring.
Wat een bureau met vijf personen vandaag in elf abonnementen betaalt.
| Tool | Plan | Prijs per maand |
|---|---|---|
| PipedrivePremium | Premiumper persoon, 5 personen | € 395,00 |
| CalendlyStandard | Standardper persoon, 5 personen | € 53,60 |
| ZoomWorkplace Pro | Workplace Proper persoon, 5 personen | € 79,95 |
| Fireflies.aiBusiness | Businessper persoon, 5 personen | € 129,50 |
| TrelloStandard | Standardper persoon, 5 personen | € 26,80 |
| NotionBusiness | Businessper persoon, 5 personen | € 117,50 |
| clockodoBasic | Basicper persoon, 5 personen | € 20,00 |
| BrevoStandard | Standardeenmalig | € 15,00 |
| Lexware OfficeL | Leenmalig | € 21,90 |
| DocusignStandard | Standardeenmalig | € 39,00 |
| ZapierProfessional | Professionaleenmalig | € 26,79 |
| Elf abonnementen, vijf personen | € 925,04 | |
| Xellux TeamVijf personen inbegrepen, elke extra € 15 | € 129 | |
Lijstprijzen van de aanbieder op 14 okt 2026, maandelijkse betaling, exclusief btw, in US-dollar tegen de ECB-referentiekoers van dezelfde dag (1 € = 1,1195 $). Per persoon geteld: CRM, afspraken, video, notities, projecten, wiki en tijdregistratie (clockodo Basic). Eenmalig geteld: nieuwsbrief, facturen, handtekening en automatiseringen.
Functiebereik niet identiek. Merken behoren toe aan hun eigenaars. De apps van Xellux draaien in bèta.
Van aanvraag tot betaalde factuur, samen in het team.
1. Aanvraag en dossier
De mail komt in de gedeelde inbox terecht. Contact en bedrijf vormen één dossier dat het hele team ziet.
2. Eerste gesprek
De klant boekt via de boekingspagina en stapt zonder login de videoruimte in. Uit een transcript dat je meebrengt, stelt Xellux taken voor in het CRM.
3. Offerte en handtekening
De offerte gaat als link naar de klant, die in de browser tekent. Met de acceptatie ontstaan het abonnement en de eerste factuur.
4. Project en bestanden
Projecten, taken en bestanden staan in het teamgedeelte, bij dezelfde klant.
5. Factuur en aanmaningen
Facturen gaan als e-factuur de deur uit. Blijft een betaling uit, dan maakt de aanmaningsmodule concepten aan die iemand in het team goedkeurt.
Kant-en-klare workflows: contacten terughalen, beoordelingen vragen.
Contacten terughalen
VoorbeeldgegevensWie
- Jana Brandt142 dagen inactiefBestaande klant, § 7 lid 3
- Tom Weber96 dagen inactiefDouble opt-in
- Lukas Reiter210 dagen stilGeen rechtsgrond
- Sofia Hahn118 dagen stilBezwaar gemaakt of afgemeld
2 ingeschreven, 2 overgeslagen zonder rechtsgrond
- Mail 1 direct nadat je hebt ingeschreven
- Mail 2 na 10 dagen, als er tot dan geen antwoord is gekomen
- Wie antwoordt, krijgt niets meer uit deze reeks.
Beoordeling vragen
VoorbeeldgegevensNaar alle klanten met e-mailadres, zonder voorselectie
Een korte vraag, Jana
Hallo Jana,
bedankt dat je met ons hebt samengewerkt. Als je twee minuten hebt, zouden we blij zijn met je eerlijke beoordeling.
Hier kun je beoordelen: g.page/r/…/review
Staat onder elke mail en kan niet worden verwijderd
Je ontvangt dit bericht omdat je klant bij ons bent. Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van je adres voor dit soort berichten, zonder kosten behalve de verzendkosten volgens de basistarieven. Afmelden met één klik: (je persoonlijke afmeldlink)
Mail 2 na 7 dagen: een herinnering, daarna niets meer.
- Geen prikkel
- Geen voorselectie
- Verplichte voettekst erbij
Wat Xellux hierbij afdwingt
- Alleen met rechtsgrond: bevestigde double opt-in, een in het CRM vastgelegde toestemming of alle vier voorwaarden van § 7 lid 3 UWG bij het contact.
- Controleer vóór elke mail nog eens: bezwaar, afmelding en blokkadelijst gaan altijd voor, en een controle die niet antwoordt, betekent niet verzenden.
- Elke mail bevat de bezwaarvermelding en een afmeldlink die ook zonder account werkt.
- Bij beoordelingen geen tegenprestatie en geen voorselectie op basis van tevredenheid: iedereen krijgt dezelfde tekst en dezelfde link.
- De tekst kan Xellux AI opstellen, met vermelding volgens art. 50 AI-verordening. Hij gaat pas uit als je hem controleert, opslaat en de reeks zelf start.
Goed om te weten
- De mails gaan via je gekoppelde Gmail-postvak, in het tempo van je postvak.
- Je schrijft zelf een groep in, met een controlevraag. Xellux schrijft op de achtergrond niemand in.
- Alleen e-mail, maximaal drie mails bij terughalen en twee bij een beoordeling. Geen sms.
- De AI-tekst is er met je eigen AI-sleutel. De sjablonen werken ook zonder.
- Geen juridisch advies: laat teksten en reeks vóór de eerste verzending één keer controleren.
Wat het Team-abonnement daarnaast opent.
Vijf personen inbegrepen
Elke extra persoon boek je bij het uitnodigen erbij, het niveau geldt voor het hele bedrijf.
Flow
Werk dat vanzelf loopt: processen op basis van wat je apps melden, bijvoorbeeld bij elke gewonnen deal. Stappen die iets schrijven, wachten op goedkeuring.
SEO
Hoe Google en AI-zoekmachines jou en je klanten zien, met metingen door de tijd heen en wat daarin verandert.
Compliance
AI Act, NIS2 en contracten: de verplichtingen van je bureau in beeld, op één plek.
CRM, Meet, Finance
Voor elke persoon in het team, met gedeelde inbox, pipeline en klantdossiers.
Projecten, bestanden, personeel
Projecten en archief voor het hele team, plus het onderdeel personeel.
Onder jouw merk: white label.
Je login
Logo, kleuren en achtergrond per klant, op jouw adres. Ook het passkey-venster toont je naam.
Mails vanaf je domein
Codes, magic links en uitnodigingen komen van je afzenderdomein, in het ontwerp van je merk.
Accountpagina zonder Xellux
Je klanten beheren wachtwoord, passkey en apparaten op jouw adres.
5 klantworkspaces inbegrepen
Elk met eigen domein, afzenderdomein en eigen branding. Elke extra kost € 9, elk extra domein € 3 per maand.
Een overzicht
Alle klantlogins op één plek, in je instellingen onder Merk en domein.
Wat blijft
De Xellux-app zelf draait voorlopig op xellux.com.
Een eigen domein, al vanaf Solo.
1. Domein invoeren
Vul je domein in onder Instellingen, bij Merk en domein. De login draait daarna op auth.deine-agentur.de.
2. TXT-record
Een TXT-record bij je domeinprovider laat zien dat het domein van jou is.
3. CNAME-record
auth.deine-agentur.de wijst via een CNAME naar Xellux. Bij Cloudflare of providers met Domain Connect zet Xellux beide records met één klik.
4. Certificaat
Het HTTPS-certificaat komt automatisch zodra de records kloppen.
AI voor het team, met goedkeuring.
Jullie AI draait met een eigen sleutel bij een van zeven aanbieders, zoals Anthropic, OpenAI of Google. Jullie betalen daar de lijstprijs, Xellux rekent er 0% bovenop en verkoopt geen credits.
De AI leest zelfstandig wat ze nodig heeft voor een antwoord, uit alle apps van jullie team. Wat iets schrijft of verstuurt, legt ze als voorstel voor, en pas als iemand uit het team dat vrijgeeft. Eigen flows in Flow draaien zoals jullie ze hebben gebouwd.
Voor bureaus met Duitse klanten.
- Servers in Duitsland
- Applicatie en databases draaien bij Hetzner in Duitsland, ervoor zit Cloudflare als proxy.
- Verwerkersovereenkomst op aanvraag
- Overeenkomst volgens art. 28 AVG, inclusief sub-verwerkers, per mail naar info@xellux.com.
- Wachtwoord of passkey
- Inloggen met wachtwoord of passkey, tweestapsverificatie via authenticator-app met noodcodes.
- Betaling via Stripe
- Kaartgegevens gaan direct naar Stripe en staan niet op servers van Xellux.
Wat Xellux voor bureaus niet is.
- Nog geen boekhouding en geen DATEV-export: beide zijn gebouwd, maar nog niet vrijgegeven. Facturen zijn er als pdf en als e-factuur om door te sturen.
- Geen telefoonsysteem en geen WhatsApp Business.
- Finance werkt met jullie eigen Stripe-account.
- Meet is gebouwd voor gesprekken in kleine kring, niet voor webinars. Het neemt op in de browser als bestand, een transcript maakt het niet zelf.
Team: vijf personen, één abonnement.
Team kost € 129 per maand netto met vijf personen, elke extra persoon € 15. Een jaar kost tien maanden. Alleen? Dan volstaat Solo voor € 39.
Vragen van bureaus.
Xellux
Jij: Wat kost Xellux voor een bureau?
Xellux: Het Team-abonnement kost € 129 per maand netto en omvat vijf personen. Elke extra persoon kost € 15 per maand. Een jaar kost tien maanden, de AI betaal je direct bij jullie aanbieder.
Jij: Kunnen we Xellux onder onze eigen merknaam aanbieden?
Xellux: Ja, met de add-on White Label voor € 99 per maand netto, bij Solo of Team. Login, mails, accountpagina en passkey-dialoog dragen dan jullie merk. 5 klantworkspaces zijn inbegrepen, elke extra kost € 9 per maand.
Jij: Vanaf welk abonnement krijg je een eigen domein?
Xellux: Vanaf Solo: één domein voor jullie login. Team heeft drie domeinen en een eigen afzenderdomein. Met White Label krijgt elke klantworkspace zijn eigen domein.
Jij: Wat is het verschil tussen Solo en Team?
Xellux: Solo is voor één persoon en heeft CRM, Meet, Finance, projecten en archief. Team heeft hetzelfde voor vijf personen, plus Flow voor automatiseringen, SEO en Compliance.
Jij: Hoe komen er meer mensen bij?
Xellux: Je nodigt ze uit. Is het Team-abonnement vol, dan boek je die extra persoon meteen bij het uitnodigen erbij, voor € 15 per maand.
Jij: Kan Xellux oude contacten terughalen en om beoordelingen vragen?
Xellux: Ja, met twee kant-en-klare flows in het CRM, inbegrepen in Solo en Team. „Contacten terughalen“ stuurt mails naar contacten die al een tijd stil zijn, met jullie afsprakenlink. „Beoordeling vragen“ vraagt alle klanten om een eerlijke Google-beoordeling, zonder tegenprestatie en zonder vooraf te selecteren. Vóór elke mail controleert Xellux de rechtsgrond van de persoon: double opt-in, toestemming in het CRM of bestaande klant volgens § 7 lid 3 UWG.
Jij: Kunnen wij onze klantgegevens overnemen?
Xellux: Contacten en bedrijven komen via CSV-import: bestand uploaden, kolommen toewijzen, controle bekijken, dan opslaan.
Jij: Waar staan de gegevens van onze klanten?
Xellux: Op servers van Hetzner in Duitsland, daarvoor Cloudflare als proxy. De verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG krijg je per mail via info@xellux.com.