E-Rechnung erstellen: XRechnung und ZUGFeRD.
Xellux Finance · Rechnung RE-108
BeispieldatenCafé Lindgrün · Jana Lindgren
2.480,00 €
RE-108
Bereit als E-Rechnung
- Anschrift von Käufer und Verkäufer
- USt-IdNr. und Steuerkategorie
- IBAN mit gültiger Prüfziffer
- Käuferreferenz oder Leitweg-ID
- Summen je Steuersatz gerundet
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, die eine Software ohne Abtippen lesen kann. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung, auch wenn es per Mail kommt: Es ist ein Bild der Rechnung, keine Daten.
In Deutschland sind zwei Formate üblich. Die XRechnung ist reines XML und der Standard für Rechnungen an Behörden, dort meist mit Leitweg-ID. ZUGFeRD ist ein PDF, in das dieselben Daten als XML eingebettet sind: Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Xellux erzeugt beides aus derselben Rechnung.
Was die E-Rechnungspflicht für dich bedeutet.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind Papier und andere elektronische Formate noch erlaubt. Bis Ende 2027 gilt das weiter für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug. Ab dem 1. Januar 2028 stellen alle Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung aus.
Ausgenommen vom Ausstellen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht nicht betroffen.
Stand Oktober 2026. Das ist eine Übersicht, keine Steuerberatung; für deinen Fall frag deine Steuerberatung.
XRechnung oder ZUGFeRD?
| XRechnung | ZUGFeRD (Factur-X) | |
|---|---|---|
| Was es ist | Reines XML, als UBL oder CII | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für wen | Behörden und öffentliche Auftraggeber | Unternehmen, die auch ein lesbares PDF wollen |
| Lesbar für Menschen | Nur mit einem Viewer | Ja, wie ein normales PDF |
| In Xellux | Knopf „E-Rechnung (XRechnung)“ | Knopf „ZUGFeRD (PDF)“, Profil EN 16931 |
In vier Schritten zur E-Rechnung.
1. Rechnungsdaten einmal hinterlegen
Anschrift, USt-IdNr., IBAN mit Prüfziffer, BIC und Handelsregister stehen einmal in deinen Rechnungsdaten. Beim Kunden kommt die Käuferreferenz dazu, bei Behörden die Leitweg-ID.
2. Rechnung schreiben
Aus einem angenommenen Angebot entsteht die erste Rechnung von selbst, oder du legst sie beim Kunden neu an. Reverse Charge ins EU-Ausland und Rechnungen in Drittländer bekommen die richtige Steuerkategorie.
3. Als E-Rechnung laden
Ein Klick erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD. Fehlt eine Pflichtangabe, sagt Xellux, welche, und springt direkt zum Feld beim Kunden oder in deinen Rechnungsdaten.
4. Zahlung und Mahnwesen
Dein Kunde zahlt über einen Zahlungslink. Bleibt die Zahlung aus, legt das Mahnwesen Entwürfe für Erinnerung und Mahnungen an, die du freigibst.
Was Finance außerdem kann.
E-Rechnungen empfangen
Eingehende XRechnungen (UBL oder CII) und ZUGFeRD-PDFs bis 10 MB lädst du im Reiter „Eingang“ hoch. Xellux liest sie, prüft die Summen und nennt jeden Fund mit der Regelnummer der Norm.
Mahnwesen nach BGB
Drei Stufen: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung. Die Entwürfe sind nach §§ 286 und 288 BGB geprüft, mit Verzugszinsen und der Pauschale von 40 € gegenüber Unternehmen. Ab der ersten Mahnung bestätigt ein Mensch.
Angebote online unterschreiben
Dein Kunde unterschreibt das Angebot über einen Link im Browser, auch am Handy, ohne Konto. Wahlweise mit Bestätigung per Einmal-TAN; das Protokoll sagt genau, welche Stufe erreicht ist.
Kleinunternehmer nach § 19
Ein Schalter für die Kleinunternehmerregelung ab einem Stichtag, dein Umsatz gegen die Grenze und eine Liste dessen, was in Stripe noch Steuer berechnen würde.
Frag dein Geld
Fragen wie „Wer zahlt am spätesten?“ beantwortet Finance mit den Belegen als Chips, aus deinen echten Rechnungen und Zahlungen.
Erwartete Eingänge
Offene Rechnungen und die Pipeline aus dem CRM ergeben die erwarteten Zahlungseingänge der nächsten 13 Wochen, gewichtet nach dem Zahlverhalten jedes Kunden.
Was Rechnungsprogramme heute kosten.
| Tool | Plan | Preis im Monat |
|---|---|---|
| Lexware OfficeL | L | 21,90 € |
| sevDeskBuchhaltung | Buchhaltung | 25,90 € |
| DocusignStandard | Standard | 39,00 € |
| Rechnungen und Unterschrift, eine Person | 60,90 € | |
| Xellux SoloE-Rechnung, Angebote mit Unterschrift, Mahnwesen, dazu CRM und Meet | 49 € | |
Listenpreise laut Anbieter am 14.10.2026, monatliche Zahlung, ohne Umsatzsteuer. Je Tool der Plan, den der Anbieter als beliebt oder empfohlen markiert. In der Summe zählt Lexware Office als günstigeres der beiden Rechnungsprogramme.
Funktionsumfang nicht identisch: Lexware Office und sevDesk sind Buchhaltungsprogramme, Xellux ist keins. Marken gehören ihren Inhabern.
Was Xellux Finance nicht ist.
- Keine Buchhaltung und keine Steuerberatung: Finance schreibt und verfolgt Rechnungen, es bucht nicht für dich.
- Noch kein DATEV-Export und kein GoBD-Archiv. Beides ist geplant, aber nicht gebaut.
- Noch keine eigene E-Mail-Adresse für eingehende E-Rechnungen; du lädst sie hoch.
- Finance arbeitet mit deinem eigenen Stripe-Konto. Rechnungen, Zahlungslinks und Zahlungen laufen dort, ohne Stripe-Schlüssel zeigt Finance nur die Einrichtung.
- Die Online-Unterschrift ist eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur, keine qualifizierte. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, reicht sie nicht.
E-Rechnung ist ab Solo dabei.
Finance mit E-Rechnung, Angeboten und Mahnwesen gehört zu Solo für 49 € im Monat netto, mit CRM und Meet. Im Team-Plan für 99 € arbeiten fünf Personen damit.
Fragen zur E-Rechnung.
Xellux
Du: Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Xellux: Nein. Ein reines PDF ist ein Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Daten strukturiert nach EN 16931, als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD, ein PDF mit eingebettetem XML.
Du: Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Xellux: Ja, seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, auch Kleinunternehmer. In Xellux lädst du sie im Reiter „Eingang“ hoch und siehst die Prüfung.
Du: Gilt die Pflicht zum Ausstellen auch für Kleinunternehmer?
Xellux: Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen, empfangen müssen sie trotzdem können. Das ist eine Übersicht, keine Steuerberatung.
Du: Was ist eine Leitweg-ID?
Xellux: Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen. In Xellux trägst du sie beim Kunden als Käuferreferenz ein, sie landet dann in jeder XRechnung an diesen Kunden.
Du: Wie sicher ist, dass die Datei gültig ist?
Xellux: Die Ausgabe von Xellux ist durch den Mustang-Validator 2.26.0 gelaufen, der die Regeln von EN 16931 und XRechnung 3.0 prüft: Inland, Reverse Charge, Drittland und Kartenzahlung, alle gültig. Fehlt eine Pflichtangabe, erzeugt Xellux keine Datei, sondern sagt, was fehlt.
Du: Was kostet das?
Xellux: E-Rechnung gehört zu Finance im Solo-Plan für 49 € im Monat netto, zusammen mit CRM und Meet. Du brauchst dazu ein eigenes Stripe-Konto für Rechnungen und Zahlungen.